- Ваш Архив
Выдержки из «ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНО
Пост обновлен 1 июня 2018 г.
Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526

4.20. Порядок формирования дел
……………
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров,
характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.
Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения; документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления; лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.
……………
4.19. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
……………
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
· подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
· нумерацию листов дела;
· составление листа-заверителя дела (приложение N 8);
· составление внутренней описи документов дела (приложение N 27);
· оформление обложки дела (приложение N 28).
Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения N N 17, 18).
4.21. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или
переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.
……………